Die schönste Zeit des Jahres (Teil 2)

Zehn wichtige Punkte zum Urlaubsrecht in Deutschland

Wir haben uns bereits mit fünf für die Praxis bedeutsamen Fragestellungen des Urlaubsrechts beschäftigt. Es folgen nunmehr fünf weitere arbeitsrechtlich relevante Punkte.

Punkt 6: Was versteht man unter Urlaubsgeld?
Wir hatten das Thema Urlaubsentgelt bereits angesprochen. Darunter versteht man die Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber während der urlaubsbedingten Abwesenheit des Arbeitnehmers. Davon zu unterscheiden ist das Urlaubsgeld. Dieses stellt ein zusätzliches und grundsätzlich steuerpflichtiges Arbeitsentgelt dar, auf das der Arbeitnehmer aber keinen gesetzlichen Anspruch hat. Vielmehr wird ein solches Urlaubsgeld nur dann geschuldet, wenn es hierfür eine gesonderte rechtliche Grundlage gibt, insbesondere einen entsprechenden Arbeits- oder eventuell maßgeblichen Tarifvertag.

Vom steuerpflichtigen Urlaubsgeld ist die steuerfreie Erholungsbeihilfe, auch Urlaubsbeihilfe, zu unterscheiden. Hier darf der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer zusätzlich zum vereinbarten Arbeitsentgelt aktuell 156 Euro pro Jahr zukommen lassen. Sollte der Arbeitnehmer verheiratet sein, kommen noch einmal 104 Euro für den Ehegatten hinzu sowie weitere 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind. Eine Steuer- und Abgabenlast entsteht für den Arbeitnehmer bei der Erholungsbeihilfe nicht. Der Arbeitgeber muss die gewährte Beihilfe aber mit 25 Prozent zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer pauschal besteuern; Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an. Letztlich handelt es sich bei der Beihilfe um ein Element der sog. Nettolohnoptimierung. Die Zahlung der Beihilfe muss im zeitlichen Zusammenhang mit dem Urlaub des Arbeitnehmers stehen.

Wichtig: Die Erholungsbeihilfe findet (leider) keine Anrechnung auf den gesetzlichen Mindestlohn und wird daher – wie schon das Urlaubsgeld – eine Ausnahme bleiben.

Punkt 7: Was hat es mit dem sog. „Verfall“ von Urlaubsansprüchen auf sich?
Punkt 7 ist vielleicht der spannendste von allen 10 Punkten, jedenfalls in finanzieller Hinsicht. Hier kann der Arbeitgeber im Einzelfall viel Geld gewinnen, aber leider auch verlieren.

Fangen wir mit den Grundsätzen an: Urlaubsansprüche und Ansprüche auf Urlaubsabgeltung verfallen ersatzlos(!) – vorbehaltlich anderer, insbesondere arbeitsvertraglicher Abmachungen – am Ende eines jeden Jahres, also mit Ablauf des 31. Dezember. Das Gesetz, genauer, das Bundesurlaubsgesetz sieht in Ausnahmefällen eine Übertragung auf das Folgejahr vor. Dann wäre aber wiederum mit dem Ende des 1. Quartals des Folgejahres Schluss, d.h. mit Ablauf des 31. März des Folgejahres wären noch bestehende Ansprüche auf Urlaub sowie Urlaubsabgeltung ersatzlos verfallen. So weit, so gut. Jetzt kommt aber die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und ihr folgend die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ins Spiel. Und dadurch wird es bedauerlicherweise kompliziert. Zusammengefasst hat diese Rechtsprechung im Wesentlichen folgende Konsequenzen:

• Im Falle eines sog. Dauerkranken verfällt der Urlaubsanspruch erst 15 Monate nach Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist (Beispiel: Ein während des gesamtes Jahres 2022 erkrankter Mitarbeiter behält seinen Urlaubsanspruch bis zum Ablauf des 31. März 2024!).

• Generell können Urlaubsansprüche und Ansprüche des Arbeitnehmers, die sich auf eine Urlaubsabgeltung beziehen, nicht verfallen, auch nicht am 31. März des Folgejahres, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nachweislich rechtzeitig und umfassend über den (Rest-)Urlaubsanspruch sowie die rechtlichen Umstände des ersatzlosen Verfalls solcher Ansprüche informiert hat (sog. Informationsobliegenheit des Arbeitgebers). Ein entsprechender Mustertext findet sich sehr leicht im Internet.

• Immer wieder wird in diesem Zusammenhang danach gefragt, wo das denn alles gesetzlich geregelt sei. Die ganz und gar traurige, leicht vereinfachende Antwort darauf lautet: Das steht so ausdrücklich nirgends, ist jedoch die Folge der Rechtsprechung von EuGH und BAG.

Punkt 8: Was ist mit Arbeitnehmern, die versterben und noch Anspruch auf Urlaub gehabt hätten?
Punkt 8 erscheint im ersten Moment vielleicht etwas pietätlos, ist aber durchaus ernst gemeint. Was ist mit den (Rest-)Urlaubsansprüchen solcher Mitarbeiter, die aufgrund Versterbens eben diesen Urlaub nicht mehr genießen können bzw. konnten? Die Antwort: Dem bzw. den Erbe(n) steht ein Anspruch auf Urlaubsabgeltung zu. Dieser Anspruch ist gewissermaßen Teil des Nachlasses und wird – so wie andere Vermögenswerte des Verstorbenen auch – vererbt. Steuer- und abgabenrechtlich ist die Urlaubsabgeltung wie reguläres Arbeitsentgelt zu behandeln.

Punkt 9: Was hat es mit dem Urlaub während der Elternzeit auf sich?
Zum Beschäftigungsverbot hatten wir bereits unter Punkt 2 der vorherigen Ausgabe etwas gesagt. Während des durch Schwangerschaft ausgelösten Beschäftigungsverbots besteht ein uneingeschränkter Anspruch auf (anteiligen) Urlaub. Gleiches gilt für die Mutterschutzfrist, welche zeitlich grundsätzlich 6 Wochen vor und 8 Wochen nach der Entbindung liegt. So weit zu den schlechten Nachrichten für betroffene Arbeitgeber. Aber: Während der Elternzeit werden zwar durch den Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin Urlaubsansprüche erworben, diese kann der Arbeitgeber jedoch um die vollen Kalendermonate der Elternzeit kürzen.

Beispiel: Die Elternzeit beginnt am 14.10.2022 und endet am 13.10.2024.

Hier geht es an sich um zwei Jahre, Dennoch dürfen nicht gleich die Urlaubansprüche von zwei Jahren unberücksichtigt bleiben. Der Arbeitgeber kann aber mittels eines entsprechenden und an den Arbeitnehmer gerichteten Informationsschreibens den Urlaub des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin um die vollen Kalendermonate der Elternzeit, d. h. November 2022 bis einschließlich September 2024, kürzen. Die „angebrochenen“ Monate Oktober 2022 und Oktober 2024 bleiben insoweit außer Betracht, d. h. hier ist eine (anteilige) Kürzung des Urlaubsanspruchs leider nicht möglich.

Punkt 10: Inwieweit kann durch den Arbeitsvertrag zum Nachteil des Arbeitnehmers vom Gesetz Abweichendes geregelt werden?
Zu Punkt 10 sei noch einmal kurz an unsere Ausführungen zu Punkt 3 im 1. Teil des Beitrags in der vorherigen Ausgabe erinnert. Man unterscheidet den gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen im Jahr und einen ggf. darüber hinaus vereinbarten Mehrurlaub. Hinsichtlich des Mindesturlaubs sind abweichende Vereinbarungen, die für den Arbeitnehmer nachteilig sind, rechtlich nicht möglich. Lediglich beim Mehrurlaub kann das gelingen. Dazu muss der Arbeitsvertrag dann aber auch dementsprechende, differenzierende Regelungen vorsehen.

Schlussbetrachtung: Es bleibt schwierig!
Das bundesdeutsche Urlaubsrecht ist außerordentlich komplex. Ohne eine exakte Kenntnis der maßgeblichen Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts sind Einzelfragen kaum vollständig richtig zu beantworten. Leider findet sich im geschriebenen Recht, vor allem im Bundesurlaubsgesetz, nicht auf alle in diesem Zusammenhang interessierenden Fragen eine erschöpfende Antwort. Ja, an manchen Stellen führt eine Lektüre des Gesetzestextes leider eher in die Irre.

Erich Nagl – Mitarbeitern einen Teil des Urlaubs bezahlen! Warum denn nicht?
In Zeiten allgemeiner Preissteigerungen kann es nicht schaden, Arbeitgebern im Gastgewerbe eine elegante Möglichkeit in Erinnerung zu rufen, ihren Mitarbeitern einen finanziellen Zuschuss zu den Urlaubskosten leisten, der ohne Abzüge bei ihnen ankommt. 156 Euro dürfen pro Jahr als Erholungsbeihilfe gezahlt werden. Ist der Arbeitnehmer verheiratet, kommen noch einmal 104 Euro für den Ehegatten hinzu und weitere 52 Euro für jedes steuerlich berücksichtigungsfähige Kind. Die Erholungsbeihilfe kann pauschalbesteuert und beitragsfrei gewährt werden. Für eine Familie mit 2 Kindern bedeutet das immerhin jährlich zusätzlich 364 Euro, wenn der Arbeitgeber die 25 Prozent Pauschalsteuer zzgl. Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer übernimmt. Voraussetzung ist, dass die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang zum Urlaub gewährt wird und der Arbeitnehmer diese zu Erholungszwecken einsetzt. Sie kann unabhängig von einem eventuell gezahlten lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Urlaubsgeld gewährt werden. Probieren Sie es aus, Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken, darauf mein Wort!