Der Autor Alexander Fussi ist Chief Commercial Officer von HotelPartner.

„Das tragen wir noch schnell händisch nach.“ Klingt harmlos. Doch wenn es regelmäßig bei der Reservierung, im Revenue Management und an der Rezeption vorkommt, verbirgt sich dahinter eine unsichtbare Kostenstelle: unnötige manuelle Arbeit.

Die hohe Belastung durch Personal-, Energie- und Warenkosten hält an und lässt sich nicht beliebig über höhere Zimmerpreise auffangen. Selbst hohe Auslastung und steigender Umsatz garantieren kein besseres Betriebsergebnis mehr. Wer darauf nur mit Sparen reagiert, kommt schnell beim Service an – dort, wo Gäste Qualität erleben. Es geht nicht um die Frage: Wo können wir noch kürzen? Sondern um die Frage: Welche Arbeit müssen wir gar nicht erst machen?

Und davon gibt es mehr, als mancher denkt. Wo Systeme nicht sauber zusammenspielen, müssen Mitarbeitende Raten, Verfügbarkeiten, Mindestaufenthalte und Angebote über verschiedene Vertriebskanäle hinweg kontrollieren oder nachpflegen. Dazu kommen manuelle Buchungsabgleiche und Reports aus unterschiedlichen Datenquellen. Handgriffe dauern Minuten, viele Handgriffe Stunden. Und sie führen zu Fehlern, verzögern Entscheidungen. Nicht die Teams sind das Problem. Die Prozesse führen zu überflüssiger  Handarbeit. Eine fehlende Schnittstelle taucht selten als Kostenstelle auf. Bezahlt wird sie trotzdem. Deshalb müssen wir kommerzielle Steuerung breiter denken. Preisstrategie, Vertrieb und operative Effizienz gehören zusammen. Erst wenn sie ineinandergreifen, wird aus Umsatz Profitabilität.

Die Preisstrategie entscheidet, welchen Wert wir gemessen an unserer Kapazität erwirtschaften. Sie muss Nachfrage, Buchungsvorlauf, Aufenthaltsdauer und Marktveränderungen berücksichtigen. Die beste Rate nützt wenig, wenn sie mit Verzögerung in den Verkauf gelangt oder manuell nachgepflegt werden muss.

Der Vertrieb entscheidet, welcher Teil dieses Werts im Hotel bleibt. Eine Buchung über einen teuren Kanal kann bei gleicher Rate weniger zum Ergebnis beitragen als eine mit geringeren Vertriebskosten. Es geht nicht darum, einen Kanal pauschal zu verteufeln, sondern Reichweite, Gästemix und Nettoerlös bewusst zu steuern.

Effizienz entscheidet, wie viel Arbeit hinter diesen Entscheidungen steckt. Wenn PMS, Channel Manager, Buchungsmaschine, Revenue-System und Angebotslegung zusammenspielen und Daten zuverlässig ausgetauscht werden, sinkt der Aufwand für die laufende Kanalpflege und weitere manuelle Tätigkeiten. Saubere Datenflüsse entlasten die Teams, ersetzen aber keine klaren Prozesse.

Und genau hier sehe ich den Denkfehler in manchen Digitalisierungsprojekten: Wir kaufen Funktionen, statt Arbeitsschritte abzuschaffen. Bevor wir das nächste KI-Tool einführen, sollten wir klären, welche Informationen noch doppelt eingegeben werden, wo Verantwortlichkeiten unklar sind und warum eine Preisentscheidung einen manuellen Umweg nehmen muss. Technologie ist nur dann ein Fortschritt, wenn sie Arbeit erspart und bessere Entscheidungen ermöglicht.

Bei HotelPartner bauen wir deshalb auf die Verbindung dieser drei Faktoren: fundierte Preisstrategie, wirtschaftliche Vertriebssteuerung und operative Effizienz durch gebündelte kommerzielle Technologie mit sauberen Anbindungen an führende PMS-Lösungen. Nicht möglichst viele Einzellösungen, sondern ein Zusammenspiel, das im Betrieb funktioniert.

Ob das gelingt, sieht man nicht allein am RevPAR. Man sieht es am Nettoerlös pro Buchung, an weniger Korrekturen, kürzeren Bearbeitungszeiten und daran, dass Mitarbeitende Zeit für den Gast gewinnen. Das ist die Form von Effizienz, die wir in der Hotellerie brauchen.

Die Zukunft gehört nicht den Betrieben, die am härtesten am Service sparen. Sie gehört denen, die hinter den Kulissen Reibung abbauen. Automatisieren wir die Routine, nicht die Beziehung zum Gast!