Der Autor Thilo Burucker ist Head of Hospitality Scopevisio AG.

Viele Hotels investieren in smarte Gästetechnologien – vom Online-Check-in bis zum digitalen Zimmerschlüssel. Doch hinter der Rezeption regiert oft noch das Papierzeitalter: Bestellungen im Vorbeilaufen, Excel-Listen, E-Mail-Chaos. Klingt harmlos? Ist es nicht.

Denn dieser analoge Wildwuchs hat Folgen: 

Zeitfresser im Alltag – Jede Rückfrage kostet wertvolle Stunden, Tag für Tag.

Holprige Einarbeitung – Neue Mitarbeitende verlieren Zeit, weil Prozesse nicht klar definiert sind. Zeitgemäßes Onboarding geht anders. 

Skonti verschenkt – Weil Sie Freigaben für Rechnungen hinterherlaufen müssen, werden sie zu spät freigegeben und Sie zahlen mehr als nötig. Das summiert sich über das Jahr.

Fehlende Transparenz – Ohne tagesaktuelle Echtzeit-Daten bleibt der Einkauf unplanbar und ineffizient.

Jeder manuelle Schritt kostet bares Geld. Und Zeit, die Ihrem Team für das Wichtigste fehlt: den Gast.

Trotzdem höre ich oft: „Wir haben das schon im Griff.“ Doch solange Excel, Outlook und Bauchgefühl den Einkauf steuern, ist das ein gefährlicher Irrtum. Was nicht digital geplant, dokumentiert und steuerbar ist, verursacht unbemerkt Kosten – jeden Tag.

Die Lösung: Beschaffung mit System

Mit Scopevisio digitalisieren wir den gesamten Prozess – von der Bedarfsmeldung bis zur Zahlung. Alle Abteilungen greifen auf dieselbe Datenbasis zu, ortsunabhängig und GoBD-konform. Das spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für echte Transparenz.

Fazit: Digitalisierung darf nicht an der Rezeption enden. Wer im Einkauf weiter auf Eventualitäten reagiert, statt planvoll zu steuern, zahlt drauf – Tag für Tag. Mit Zeit. Mit Geld. Mit Überstunden.

Klingt interessant? Dann kontaktieren Sie mich unter hospitality@scopevisio.com