Seit Anfang dieses Jahres müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können: Was gilt es dabei zu beachten?

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten zu können. Dafür müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein. Danach folgt das Festlegen der Eingangskanäle, das automatisierte Verarbeiten, revisionssichere Archivieren und ein entsprechendes Anpassen interner Prozesse.

Was müssen Unternehmen konkret unternehmen, um dem Thema gerecht zu werden?

Sie sollten eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen einrichten und ihren Lieferanten mitteilen sowie sicherstellen, dass sie die in Deutschland üblichen E-Rechnungsformate verarbeiten können. Das sind einerseits die XRechnung, ein XML-basiertes Format, das für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde. Andererseits ZUGFeRD, ein hybrides Format, das eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML kombiniert. Darüber hinaus müssen Unternehmen Softwarelösungen nutzen, die das automatisierte Extrahieren von Rechnungsdaten ermöglichen, um manuelle Eingaben zu verringern und Fehler zu minimieren. Ferner sind digitale Prüf- und Freigabeprozesse für eingehende Rechnungen zu etablieren, um interne Kontrollmechanismen zu gewährleisten. Nicht zuletzt geht es um revisionssicheres Archivieren: E-Rechnungen müssen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) revisionssicher archiviert werden. Eine Dokumentenmanagement-Software kann dabei unterstützen. Dank dieser Maßnahmen erfüllen Unternehmen gesetzliche Vorgaben und verbessern ihre internen Prozesse.

Welche Vorteile hat der elektronische Rechnungsempfang?

Der elektronische Empfang von Rechnungen spart Zeit und steigert die Effizienz durch Automation. Druck-, Versand-, Lager- und Verwaltungskosten sinken. Das automatische Auslesen der Rechnungsdaten verringert zudem Erfassungsfehler, da die notwendigen Daten eindeutig maschinell lesbar sind. Durch den Einsatz entsprechender Software lassen sich Rechnungen besser nachverfolgen und verwalten. Das revisionssichere Archivieren erleichtert Prüfungen und erhöht die Transparenz. Das digitale Übermitteln vermindert den Ausstoß von Treibhausgasen.

Mit dem Rechnungseingangsbuch von Scopevisio lässt sich das Verarbeiten von Eingangsrechnungen vollständig digitalisieren und zum größten Teil automatisieren. Wie wird diese Lösung von den Unternehmen bisher angenommen?

Von unseren Kunden haben wir nur positives Feedback bekommen. Scopevisio bietet schon seit Jahren die Möglichkeit, E-Rechnungen zu empfangen und zu erstellen. Auch das workflow-gestützte Prüfen und Freigeben sowie das regelbasierte Kontieren und Buchen ist schon immer Teil unserer Lösung. Durch das Erweitern um den Bereich Beschaffung/Warenwirtschaft sind wir in der Lage, den Prozess vollständig zu automatisieren. Doppelte oder dreifache Erfassung entfällt.

Als Anbieter von Business-Software sind Sie auch mit dem Thema Künstliche Intelligenz (KI) unmittelbar konfrontiert: Inwieweit fließt KI in die Entwicklung Ihrer Lösungen ein?

Eine einheitliche Definition des Begriffs „Künstliche Intelligenz“ gibt es nicht. Kleinster gemeinsamer Nenner: Künstliche Intelligenz imitiert menschliche kognitive Fähigkeiten. Generative KI ist eine Kategorie der KI und bezeichnet Anwendungen, die neue Inhalte wie Texte oder Bilder erzeugen können. Prominentes Beispiel dafür ist ChatGPT, der 2022 vorgestellte Chatbot des US-Software-Unternehmens OpenAI. Wir forschen seit Jahren daran, wie wir KI gewinnbringend in die Lösung einbauen können. Hierbei müssen wir vorrangig an Datensicherheit denken. Wir dürfen nicht nur Unternehmensdaten außerhalb der hochsicheren Scopevisio-Lösung nicht verarbeiten lassen, sondern müssen auch immer gewährleisten, dass Daten innerhalb des Unternehmens nur die sehen und verarbeiten können, die auch gemäß Ihrer Rolle im Unternehmen dazu berechtigt sind. Beim Einsatz zum Beispiel eines LLM (Large Language Modell) benötigen wir daher ein ausgetüfteltes Zugriffsmanagement, um sicherzustellen, dass Informationen nicht an Unberechtigte gelangen. KI fließt bei uns also da ein, wo es sinnvoll ist und wir Sicherheit gewährleisten können. Das gilt vor allem für das Automatisieren wiederkehrender Geschäftsprozesse. Scopevisio bietet dafür verschiedene Lösungen an. Hier sind fünf Beispiele logikbasierter KI als Automationstreiber:

1. Rechnungseingangsbuch

Eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt, relevante Daten extrahiert und Kontierungsregeln angewendet. Dies ermöglicht effiziente Verarbeitung und vermindert manuellen Aufwand.

2. Automatisierte Belegerfassung

Belege können automatisch ins System übernommen werden. Die Software extrahiert relevante Informationen und ordnet sie den entsprechenden Buchungskonten zu. Das direkt elektronische verarbeitbare E-Rechnungsformat ist dafür ideal, weil eindeutig, fehlerfrei und maschinell lesbar.

3. Kontierungsvorschläge durch KI

Durch den Einsatz logikbasierter künstlicher Intelligenz ist das System in der Lage, wiederkehrende Vorgänge wie ein Assistent routinemäßig und fehlerfrei abzuarbeiten und schlägt automatisch passende Kontierungen für neue Belege vor. Dies beschleunigt den Buchungsprozess und minimiert Fehler.

4. Automatisierte Zahlungsabwicklung

Nach Freigabe einer Rechnung steht die Zahlungsavise automatisch zur Verfügung. Die Software generiert Überweisungsträger und berücksichtigt dabei Fälligkeiten sowie Skonti.

Von KI ist heute schnell die Rede. Dabei handelt es sich in vielen Fällen um Automatisierung. Wo beginnt echte KI und welchen Vorteil bietet Sie?

Das Grundprinzip elektronischer Datenverarbeitung lässt sich auf die Formel Eingabe – Verarbeitung – Ausgabe reduzieren. Laut Fachverband Bitkom ist „heutigen „echten“ KI-Systemen (…) gemein, dass sie in der Verarbeitungskomponente auch trainiert werden und damit lernen können“. Möglich macht das der Fortschritt auf dem Gebiet maschinellen Lernens: Ein Algorithmus lernt durch wiederholte Aufgabenbewältigung. Dem Fraunhofer Institut für Kognitive Systeme IKS zufolge wird dabei „anders als bei herkömmlichen Algorithmen kein Lösungsweg modelliert. Der Computer lernt die Struktur der Daten zu erkennen.“ Verstehen und Lernen sind demzufolge zwei wesentliche Aspekte von (echter) KI. Aber jede Form von KI macht ein Unternehmen effizienter, echte KI umso mehr. In jedem Unternehmen müssen aber zunächst die Hausaufgaben für Prozesse und Automatisierung gemacht werden. In vielen Bereichen ist der Einsatz logikbasierter KI zur Automatisierung der wichtigste Schritt. 

In größeren Unternehmen arbeiten zahlreiche Abteilungen – teils miteinander, teils nebeneinander. Scopevisio bietet Unternehmen integriertes Arbeiten auf der Grundlage einer dafür entwickelten Software an: Wie funktioniert das in der Anwendung und wie groß sind die Zeitersparnisse?

Wer im Unternehmen nicht nebeneinander arbeiten will, benötigt eine Software, deren Funktionen integriert und aufeinander aufgebaut sind, um Doppel- oder Dreifacherfassung zu vermeiden. Daraus resultierende Zeitersparnis äußert sich unter anderem in der beschleunigten Freigabe und Prüfung von Rechnungen. Wir sprechen hier über Zeitersparnisse von bis zu 80 Prozent, teilweise sogar von bis zu hundert Prozent! Entsprechend sinken die Prozesskosten. Unsere Lösungen sparen also viel Zeit und Geld. Ein weiteres Beispiel dafür ist die Stammdatenpflege: Wir von Scopevisio arbeiten von der Warenwirtschaft über das Verarbeiten von Eingangsrechnungen bis zur Buchhaltung mit demselben Kontenrahmen und der derselben Kostenstellematrix. Die Scopevisio-Lösung wird an einer Stelle administriert und muss in den Systembereichen nicht immer wieder abgeglichen werden. Bei einer Gruppe von vielen Gesellschaften – in der Hotellerie üblich – lassen sich aus einer „Cockpit-Gesellschaft“ die Stammdaten der gesamten Gruppe gleichhalten und die möglichen Abweichungen steuern.

Der Einkauf eines Hotelbetriebs ist kompliziert und selten strukturiert. Sie bieten den Unternehmen eine Software an, mit der sie ihre Beschaffung digitalisieren und damit erheblich vereinfachen können. Auch andere Anbieter offerieren den Hotels solche Dienste. Wie hebt sich Ihre Lösung davon ab?

In unserer cloudbasierten ERP-Lösung ist die Beschaffung Teil des Systems, das Daten, Dokumente und Prozesse zentral verwaltet. Es sorgt für aufeinander abgestimmte Prozesse und steigert die Profitabilität. Bei Scopevisio werden Bedarfe auf Basis vorliegender Anforderungen (auch mobil mit der App „Scopevisio2Go“) und Mindestlagerbestände automatisiert ermittelt und Bestellvorschläge generiert, die der Einkauf übernehmen, kostenoptimiert zusammenfassen oder gegebenenfalls ändern kann. Es folgt ein digitaler Genehmigungsprozess. Nach der Bestellung werden Lieferscheine digital erfasst und ausgelesen, Eingangsrechnungen automatisiert mit dem Wareneingang abgeglichen. Die Rechnungen durchlaufen interne Prüf- und Freigabeprozesse. Alle drei Belege (Bestellbestätigung, Lieferschein, Rechnung) werden digital miteinander automatisch abgeglichen. Durch das digitale Verarbeiten und zügige Freigeben lassen sich Skontofristen besser einhalten. Und vor allem: Die Liquidität ist viel besser plan- und steuerbar. Wir können also den Prozess von der Bedarfsanforderung bis zur Rechnungsprüfung in einem System abbilden und automatisieren. Wenn alle Daten vorliegen, ist die Zahlungsfreigabe sozusagen programmiert und der Unternehmer sitzt am Hebel zur Zahlung. Der Prozess ist zudem integriert mit den Abläufen in der Finanzbuchhaltung – mit der Bestellung wird die Kontierung bereits angesteuert. Das ist die Basis für Echtzeit-Controlling und -Planung. Unterm Strich zahlt all dies ein auf das, was im Hotel-Business wirklich zählt: zufriedene Gäste und gute Ergebnisse.