Der Autor Fabian Rosenwick ist CEO der Sourcify GmbH.
„Morgens halb sieben in Deutschland“ – der Hotel-Mitarbeiter steht in der Küche, bereitet die Bestellung einer Tagung vor – Croissants, Obstspieße, Kaffeekannen. Doch ein Problem lässt die Stimmung kippen: Die Hälfte der benötigten Produkte ist nicht angekommen. Schuld ist eine fehlerhafte Bestellung, die manuell und unter Zeitdruck mal eben nebenbei durchgeführt wurde. Wie so oft in der Hotellerie und Gastronomie. Das kostet Nerven, Zeit und Geld.
Herausforderungen in Hotellerie & Gastronomie: Ein bekanntes, fast lästiges, Leid
Fachkräftemangel, steigende Betriebskosten, ineffiziente Prozesse – wir kennen diese Schlagworte und wahrscheinlich rollt bereits die halbe Branche bei ihrer Erwähnung mit den Augen. Doch hinter diesen Begriffen steckt mehr: Es sind die Stolpersteine, die Hoteliers und Gastronomen täglich ausbremsen.
Spontanität und Gastfreundschaft zeichnen uns aus, wobei es oft keine Zeit für fehleranfällige Prozesse gibt. Doch genau da setzt die Digitalisierung an. Sie ist nicht länger eine Option, sondern eine Notwendigkeit. Nicht zuletzt die e-Invoicing-Pflicht in Deutschland setzt zahlreiche Unternehmer:innen nun auch gesetzlich unter Druck.
Warum also nicht mit einer Lösung starten, die zwar für Einkaufsprozesse in Hotellerie und Gastronomie geschaffen wurde, aber dabei Know-how aus anderen Branchen mitbringt und von diesen fortwährend profitiert?
Von Amazon und eBay & Co. zur Hospitality: Was wir von anderen Branchen hinsichtlich e-Commerce lernen können
Wenn jemand weiß, wie man Prozesse optimiert, Kundenbedürfnisse in den Mittelpunkt stellt und dabei die digitale Kundenerfahrung stets optimiert, dann sind dies Amazon, eBay & Co. Das Ergebnis? Sowohl im B2C als auch im B2B wurden die Standards des heutigen e-Commerce gesetzt. Vermehrt aktuelle, gewiss aber zukünftige Mitarbeitende der Hotel- und Gastronomie-Betriebe setzen Tools voraus, die sie als private Konsumierende kennen, die bestmöglich auf ihren Alltag abgestimmt sind und ihnen Aufgaben erleichtern und deren Erledigung beschleunigen.
Während in einigen Branchen digitale Einkaufsplattformen längst zum Alltag gehören und Teilprozesse auch schon automatisiert sind, hat die Hospitality noch immer Aufholbedarf. Es gilt, das Beste aus beiden Welten zu vereinen. Hierbei spielen neben dem Kunden sowie dem Plattformbetreiber auch die hiesigen Lieferanten und Dienstleistenden eine entscheidende Rolle, denn auch nur mit diesen können Prozesse zunehmend durchgängig digitalisiert abgewickelt werden. Und dabei sind Medienbrüche stets zu vermeiden!
Mehr Zeit für Gäste – weniger Stress hinter den Kulissen
Stellen Sie sich vor, der morgendliche Stress in der Küche wäre Geschichte. Statt panisch Lieferanten hinterherzutelefonieren, läuft die Bestellung über eine Einkaufsplattform: digital, automatisiert und fehlerfrei – eben einfach smart. Oder denken Sie an die Abteilungsleitenden, die auf einen Blick sehen, welche Waren in welchem Hotel benötigt werden. Entscheidungen werden schneller getroffen, Abläufe verschlankt. Die Teams vor Ort können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich zählt: den Gast (und die Mitarbeitenden).
Im Übrigen wird der Gast sich auch darüber freuen, wenn die Preise, die er zahlt, angemessen sind und bleiben. Einkaufsplattformen, die ohne versteckte Kosten auskommen, sind inzwischen zu gesamtwirtschaftlich fairen Preisen zu finden – dies gilt sowohl für die initiale Implementierung wie auch den laufenden Geschäftsbetrieb.
Das große Ganze: Digitalisierung als Antwort auf den Fachkräftemangel
Ein weiterer Vorteil der digitalen Einkaufsprozesse: Sie entlasten die ohnehin knappen personellen Ressourcen. Denn während die Plattform Routine-Aufgaben übernimmt, können sich Mitarbeitende auf kreativere und wertschöpfendere Tätigkeiten fokussieren.
In einer Branche, in der es immer schwieriger wird, qualifizierte Fachkräfte zu finden und zu binden, ist das ein unschätzbarer Vorteil. Einkaufsplattformen ersetzen keine Menschen – sie unterstützen sie, machen ihre Arbeit leichter und geben den Beteiligten die Werkzeuge an die Hand, um ihre Potenziale auszuschöpfen. Das Ganze mit Sicherstellung der Compliance, etwa über definierte Genehmigungsverfahren, festgelegte Wertgrenzen oder über sonstige Berechtigungen für ausgewählte Lieferanten & Dienstleistenden, spezifische Kategorien oder klar abgegrenzte Sortimente.
Der Software-as-a-self-Service Vorsprung: Innovativ, intuitiv, effizient
Der Clou bei moderner Einkaufsplattformen liegt in der Kombination aus Branchenkenntnis und innovativer Technologie. Diese verstehen die Anforderungen der Hotellerie und Gastronomie, weil sie gemeinsam mit Profis aus der Branche entwickelt wurden. Gleichzeitig profitieren sie von Best Practices aus anderen Branchen und dem e-Commerce, die sie zu einem echten Gamechanger machen.
Was das konkret bedeutet?
- Einfache Implementierung: Keine komplizierten IT-Projekte, sondern „Plug-and-Play“-Lösungen.
- Individuelle Anpassbarkeit: Ob kleines Boutique-Hotel oder große Hotelgruppe – die Plattform wächst mit den Anforderungen.
- Zukunftssicherheit: Stetige Weiterentwicklung, um auf neue Trends und Herausforderungen zu reagieren.
Der digitale Weckruf: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
Kennen Sie diesen Spruch? „Die beste Zeit, einen Baum zu pflanzen, war vor 20 Jahren. Die zweitbeste Zeit ist jetzt.“ Ähnliches gilt für die Digitalisierung in der Hospitality.
Wer jetzt handelt, sichert sich nicht nur einen Wettbewerbsvorteil, sondern schafft auch die Basis für eine zukunftsfähige, resilientere Unternehmenskultur. Die Frage ist nicht, ob Sie digitalisieren sollten. Die Frage ist: WANN endlich – und zwar von der initialen Bestellanforderung bis zur Zahlung des Lieferanten und Dienstleisters?
Unsere Hospitality ist eine der vielfältigsten Branchen der Welt. Sie lebt von persönlichen Begegnungen, Geschichten und Momenten, die in Erinnerung bleiben. Doch all das funktioniert nur, wenn die Basis stimmt – und genau hier setzen moderne und digitale Einkaufsplattformen an, die sogar im Alltag Spaß machen können!