Was ist eigentlich Controlling?

Im Kern bedeutet Controlling den Vergleich zwischen Soll- und Ist-Zustand. Ob Auslastung, Durchschnittsraten oder Personalkostenquote: Nur wer weiß, wo er steht, kann steuern. Doch während es betriebswirtschaftlich um Kennzahlen geht, stellen sich im Arbeitsrecht parallele Fragen:

• Sind Arbeitszeitmodelle rechtssicher umgesetzt oder laufen Überstunden aus dem Ruder?
• Entsprechen Lohnabrechnungen den gesetzlichen Mindestanforderungen?
• Werden Mitbestimmungsrechte von Betriebsräten beachtet?

Die Rechtsprechung betont seit Jahren die Pflicht der Arbeitgeber, klare Strukturen zu schaffen. Ein Beispiel: Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urt. v. 13.09.2022 – 1 ABR 22/21) entschied, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen. Für Hoteliers und Gastronomen bedeutet das: Daten sind Pflicht, nicht Kür.

Agil oder hierarchisch – beides braucht Klarheit

Ob ein Betrieb agil geführt wird – mit flachen Hierarchien und Eigenverantwortung – oder klassisch strukturiert mit klaren Linien: Beide Modelle haben ihre Berechtigung. Doch beide stoßen arbeitsrechtlich an Grenzen, wenn Compliance und Rechtssicherheit fehlen.

• In agilen Teams droht das Risiko informeller Absprachen, die rechtlich nicht wirksam sind. Arbeitszeitregelungen „per Zuruf“ sind nicht belastbar.
• In hierarchischen Strukturen wiederum besteht die Gefahr, dass Mitbestimmungsrechte nicht ausreichend beachtet werden, etwa bei Dienstplänen.

Kaum eine Kennzahl ist für Hotellerie und Gastronomie so entscheidend wie die Personalkostenquote. Doch diese Größe ist nicht nur betriebswirtschaftlich, sondern auch rechtlich hochsensibel:

• Überstundenvergütung: Laut BAG, Urt. v. 04.05.2022 – 5 AZR 359/21 sind Arbeitgeber verpflichtet, die geleisteten Überstunden nachvollziehbar zu dokumentieren, wenn sie sich auf die fehlende Darlegung des Arbeitnehmers berufen.
• Mindestlohnkontrolle: Mit dem MiLoG (§ 1 Abs. 1 MiLoG) ist ein weiterer Prüfstein gesetzt. Verstöße führen nicht nur zu Nachzahlungen, sondern können Bußgelder nach sich ziehen.

Controlling liefert die Datenbasis, um Risiken frühzeitig zu erkennen. Eine unklare Personalplanung schlägt sich nicht nur in steigenden Kosten nieder, sondern kann vor Gericht teuer werden.

Klarer Vorteil für externes Controlling

Ein modernes Controlling versteht sich nicht mehr als reine Kontrollinstanz, sondern als Partner für unternehmerische Entscheidungen. Diese Logik lässt sich auf das Arbeitsrecht übertragen:

• Datenbasierte Personalplanung reduziert Streit über Überstunden oder Schichtverteilungen.
• Frühwarnsysteme helfen, Konflikte zu vermeiden, etwa bei der Einhaltung von Ruhezeiten (§ 5 ArbZG).
• Kontextualisierung von Kennzahlen zeigt Zusammenhänge auf: Erkennen von Trends wie steigende Krankheitsquoten, die Belastung und Kosten anzeigen.

So wird Controlling zum Bindeglied zwischen ökonomischer Steuerung und arbeitsrechtlicher Sicherheit.

Arbeitgeber in Hotellerie und Gastronomie sind heute stärker denn je gefordert, Transparenz und Verlässlichkeit zu schaffen. Das gilt sowohl gegenüber ihren Mitarbeitern als auch gegenüber Gästen und Behörden.

Praxistipps für ein wirksames Controlling

Damit Controlling nicht zur reinen Zahlenverwaltung verkommt, sondern echten Mehrwert liefert, braucht es einige grundlegende Voraussetzungen:

1. Klare Zielbilder: Ohne definierte Ziele ist jede Analyse beliebig. Ob Umsatzsteigerung, Kostenoptimierung oder Qualitätsverbesserung, das Controlling muss wissen, worauf es hinarbeiten soll.

2. Datenqualität und -verfügbarkeit: Die besten Tools nützen nichts, wenn die Daten unvollständig, veraltet oder falsch sind. Eine saubere Datenbasis ist Pflicht, von der Buchhaltung über die Hotelsoftware PMS bis zur Personalplanung.

3. Verantwortlichkeiten klären: Wer liefert welche Daten? Wer interpretiert sie? Wer entscheidet über Maßnahmen? Ein schlankes Controlling braucht klare Rollen und kurze Wege.

4. Offenheit für Veränderung: Controlling deckt auf, auch unbequeme Wahrheiten. Wer daraus lernen will, braucht eine Kultur, die Fehler als Chance sieht und Veränderung zulässt.

5. Technische Infrastruktur: Excel kann ein Anfang sein, aber kein Dauerzustand. Moderne Controlling-Lösungen integrieren verschiedene Datenquellen, visualisieren Ergebnisse und ermöglichen Echtzeitanalysen.

Fazit: Controlling ist kein Luxus, sondern Notwendigkeit

Das Controlling fragt: Was ist? Und was sollte sein? Genau diese Fragen stellen sich auch im Arbeitsrecht, wenn es um Arbeitszeiten, Vergütung, Mitbestimmung und Personalkosten geht. Arbeitgeber wissen oft, was sie sich wünschen: flexible Einsatzpläne, motiviertes Personal und planbare Kosten. Die Realität sieht jedoch anders aus: Kurzfristige Krankmeldungen, gesetzliche Beschränkungen wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) oder Tarifbindungen führen dazu, dass Anspruch und Wirklichkeit auseinanderdriften.

In Zeiten steigender Kosten, wachsender Gästeerwartungen und zunehmender Komplexität ist Controlling kein Nice-to-have, sondern ein Muss. Es hilft dabei, den Überblick zu behalten, Entscheidungen zu fundieren und Potenziale zu heben. Das macht den Unterschied zwischen Reaktion und proaktiver Steuerung aus. Die Zukunft verlangt von Arbeitgebern mehr Transparenz, digitale Infrastruktur und rechtssichere Prozesse. Wer hier frühzeitig investiert, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern sichert auch die Loyalität seiner Mitarbeiter und das Vertrauen seiner Gäste. In einem Markt, in dem Klarheit oft der entscheidende Wettbewerbsvorteil ist, bleibt Controlling der Schlüssel – ökonomisch wie juristisch.

In den kommenden Jahren wird sich die Branche auf weitere regulatorische Verschärfungen einstellen müssen, insbesondere durch EU-Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung, zur Gleichstellung und zur Mitbestimmung. Arbeitgeber in der Hotellerie und Gastronomie sollten deshalb heute handeln, um morgen nicht in die Defensive zu geraten. Die Investition in ein modernes, integriertes Controlling ist damit nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern eine Überlebensfrage.

Herzlichst,

Ihre Aigerim Rachimow und Ihr Erich Nagl

Die Kolumne „Alles was Recht ist“ wird präsentiert von ETL ADHOGA – den führenden Experten für Steuerberatung in Hotellerie und Gastronomie. Deutschlandweit unterstützt und berät ETL mehr als 1.000 Hoteliers und Gastronomen, damit diese sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Gemeinsam mit der ETL-Rechtsanwältin Aigerim Rachimow, gibt Erich Nagl, Leiter bei ETL ADHOGA, wertvolle Expertentipps und Empfehlungen, klärt Missverständnisse auf und zeigt Ihnen, wie Probleme mit Verwaltungen sowie Herausforderungen in der Praxis gemeistert werden können.