Thilo Burucker (Foto) ist Head of Sales Hospitality bei der Scopevisio AG. Im Gespräch mit Cost & Logis erklärt er, warum viele Hotels den Einkauf noch immer als operativen Einzelvorgang betrachten – und was passiert, wenn Beschaffung, Lagerverwaltung und Finanzbuchhaltung wirklich zusammenwachsen.

Was ist das häufigste Problem, das Sie bei Hotelbetrieben im Einkauf sehen?

Die Antwort ist schnell gegeben: fehlende Verbindung zwischen den Systemen. Der Einkäufer  bestellt in einem Tool, das Lager bucht den Wareneingang irgendwo anders, und die Buchhaltung erfasst die Rechnung in einem dritten System. Am Monatsende treffen Zahlen aus diesen verschiedenen Quellen aufeinander, was einen erheblichen Abstimmungsaufwand erzeugt und in der Regel manuelle Nacharbeit erfordert, um beide Bereiche in Einklang zu bringen. Das kostet Zeit und verhindert echtes Controlling. Was dabei immer wieder auffällt: Die Betriebe wissen das. Sie akzeptieren es aber als gegeben, weil sie sich keine Alternative vorstellen können.

Warum reicht eine gute Warenwirtschaft allein nicht aus?

Weil die Warenwirtschaft nur eine Seite der Medaille ist. Sie zeigt, was im Lager liegt, was entnommen wurde und welche Bestände vorhanden sind. Aber sie bucht nicht die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten, sie kennt nicht das Fälligkeitsdatum der Rechnung, und sie steuert  nicht die Zahlungsausgänge. Das ist Aufgabe der Finanzbuchhaltung. Wer beide Systeme sauber trennt, aber nicht verbindet, hat zwei korrekte Halbbilder und kein vollständiges Gesamtbild. In Scopevisio laufen beide Buchungskreise parallel in einer Plattform. Die Finanzbuchhaltung bekommt, was sie braucht: Gesamtbeträge, Verbindlichkeiten, Steuer. Die Warenwirtschaft bekommt, was sie braucht: Artikel, Bestände, Kostenstellen. Kein Mitarbeiter muss Daten von einem System ins andere übertragen, kein Journal muss manuell abgestimmt werden. Das Ergebnis ist ein konsistentes Bild, das Einkauf, Lager und Buchhaltung aus derselben Quelle ziehen. Und weil beide Kreise über ein gemeinsames Journal verbunden sind, kann jeder Beteiligte genau die Ebene einsehen, die für seine Arbeit relevant ist.

Was bedeutet »Procure-to-Pay« konkret für die Hotellerie?

Es bedeutet, dass der gesamte Weg von der ersten Bedarfsanforderung bis zur Zahlungsausführung als durchgängige, nachvollziehbare Kette abgebildet ist. Kein Übergabepunkt, der manuell überbrückt werden muss. In einem Hotel mit mehreren Bereichen entstehen täglich Bedarfsanforderungen aus verschiedenen Abteilungen. Der Einkauf bündelt sie sinnvoll zu einer Bestellung. Die Ware kommt an, wird eingelagert, von verschiedenen Outlets entnommen. Irgendwann kommt die Rechnung, die geprüft, freigegeben und bezahlt werden muss. Für jede dieser Stationen gibt es in Scopevisio eine klare Buchungslogik und alle Informationen bleiben erhalten, auch wenn sich Kostenstellen und Abteilungen beim Durchlauf vermischen. Das ist der entscheidende Unterschied zu einem einfachen Bestellsystem: Die Prozesskette endet nicht beim Wareneingang, sondern erst bei der Zahlung. Und an jedem Punkt lässt sich nachvollziehen, wo eine Bedarfsanforderung gerade steht und wer als nächstes handeln muss.

Wie funktioniert die Kostenstellen-Zuordnung in der Praxis?

Das ist eine der Fragen, die am häufigsten gestellt wird, weil sie auf den ersten Blick kompliziert klingt. In der Praxis ist es aber genau umgekehrt: Es ist der Teil, der in Scopevisio am wenigsten manuelle Arbeit erfordert. Wenn Mitarbeitende eine Bedarfsanforderung anlegen, zieht Scopevisio die Kostenstelle automatisch aus dem Organigramm. Diese Mitarbeitenden gehören z.B. zur Bar, die Kostenstelle wird gesetzt. Sie müssen nichts eingeben. Der interessante Moment kommt beim Warenverbrauch. Ein Hotel mit mehreren Outlets bestellt häufig zentral für verschiedene Bereiche  in einer Sammelbestellung. Welche Kostenstelle den tatsächlichen Verbrauch trägt, entscheidet sich erst bei der Lagerentnahme, also bei der Kommissionierung. Genau dort setzt Scopevisio die Kostenstelle auf die Buchung. Das ist die einzige betriebswirtschaftlich korrekte Vorgehensweise, weil erst in diesem Moment feststeht, wer die Ware tatsächlich verbraucht hat.

Wer profitiert am meisten: der Einkäufer oder der Controller?

Beide profitieren, aus unterschiedlichen Gründen. Der Einkauf gewinnt, weil Bestellprozesse strukturierter werden. Bedarfsanforderungen kommen digital ein, Kostenstellen werden automatisch aus dem Organigramm gezogen. Mindestmengen und Meldebestände lassen sich hinterlegen, sodass Scopevisio bei Unterschreitung automatisch Bestellvorschläge erzeugt. Engpässe durch vergessene Nachbestellungen gehören damit der Vergangenheit an. Zusätzlich ermöglicht die integrierte Lieferantenübersicht einen direkten Preisvergleich über die Zeit: Hat ein Lieferant seine Preise verändert? Wie entwickelt sich das Einkaufsvolumen je Warengruppe? Diese Transparenz stärkt die Verhandlungsposition erheblich. Der Controller gewinnt, weil er zum ersten Mal verlässliche Zahlen bekommt. Nicht geschätzte, sondern exakte Buchungen nach tatsächlicher Lagerentnahme, aufgeschlüsselt nach Kostenstelle und Warengruppe. Die Wareneinsatzquote wird zur messbaren Größe. Und die Hoteldirektion bekommt ein Controlling-Dashboard, das je nach Rhythmus des Buchungslauf aktuell ist, ohne dass jemand die Zahlen erst zusammenstellen muss.

Welche Rolle spielt die automatische Rechnungsprüfung dabei?

Eine sehr zentrale. In vielen Hotels wird die Rechnungsprüfung noch manuell durchgeführt: Ein Mitarbeiter gleicht die Rechnung gegen den Lieferschein ab, prüft Mengen und Preise, und gibt sie dann frei. Das ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Scopevisio übernimmt diesen Abgleich automatisch über den sogenannten 3-Wege-Abgleich: Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden miteinander verglichen. Stimmen alle drei überein, wird die Rechnung direkt freigegeben. Weicht die Rechnung ab, wird sie zur manuellen Prüfung vorgelegt. Das klingt einfach, hat aber unmittelbare wirtschaftliche Konsequenzen: Skontofristen werden eingehalten, weil Rechnungen nicht mehr in Warteschleifen liegen. Überzahlungen werden verhindert. Und der Buchhalter kann sich auf die Fälle konzentrieren, die wirklich seine Aufmerksamkeit brauchen.

Welchen nächsten Schritt empfehlen Sie Hotels, die bereits Scopevisio Finanzen einsetzen?

Den kürzesten Weg zu gehen, den es gibt. Wer Scopevisio Finanzen bereits einsetzt, hat das Fundament schon gelegt: Kontenpläne, Kostenstellen, das Organigramm, Lieferantenstammdaten. Die Warenwirtschaft baut direkt darauf auf, ohne Migration, ohne Parallelbetrieb. Das ist kein großes ERP-Projekt, sondern ein nächster logischer Schritt. Die bestehende Infrastruktur wird erweitert, nicht ersetzt. Viele Häuser sind überrascht, wie wenig Aufwand der Einstieg tatsächlich bedeutet, wenn das Finanzsystem schon steht. In einem konkreten Gespräch lässt sich sehr schnell einschätzen, wo die größten Hebel liegen und was realistisch in einem bis zwei Monaten umsetzbar ist.