Dieser Beitrag wurde auf Basis der Webinar-Reihe zur Backoffice-Automation erstellt, die in Kooperation zwischen der Hospitality Sales and Marketing Association Germany (HSMA) und Scopevisio stattfand. Scopevisio ist seit diesem Jahr Premiumpartner der HSMA. Der Beitrag bündelt die Erkenntnisse der Vortragenden, zu denen Enrico Nahler (Senior Sales Executive, auf dem Foto links) und Thilo Burucker (Head of Sales Hospitality) gehören, die zusammen mit ihren Hotelkunden Geschäftsprozesse analysieren und gewinnbringend verändern.

Kostendruck, Personalmangel und steigende Erwartungen der Gäste prägen das Bild der Hotellerie. Dazu kommt: Eingesetzte Systeme sind oft nicht miteinander kompatibel. Die Branche investiert in KI-gestützte Chatbots, Cloud PMS/POS, Revenue-Management-Systeme HR-Software etc. Doch wahre Effizienzsteigerung und Margenoptimierung beginnt im Backoffice: Eine zentrale, modular aufgebaute IT-Infrastruktur steuert und vernetzt sämtliche Prozesse, hält das Hotel als Ganzes zusammen. Das Backoffice umfasst die Bereiche Finanzen & Controlling, Warenwirtschaft sowie Personalmanagement (HRM/Payroll) und bietet dank Automation das größte Potenzial, Kosten zu senken und Effizienz zu steigern, indem administrative, wiederkehrende Aufgaben gebündelt werden.

1. Finanzen & Controlling: Vom Beleg zur strategischen Entscheidung

Die Finanzbuchhaltung (FiBu) ist in der Hotellerie aufgrund vieler Einnahmequellen und Ausgaben (Debitor/Kreditor) komplexer als in anderen Branchen. Hoher manuelle Aufwand beim Zahlungsabgleich und die Integration neuer Technologien in bestehende Systeme bereiten Probleme und führen zu Datensilos. Hilfe liefern integrierte Finanzprozesse, die den kreditorischen Ablauf (vom Rechnungseingang über Prüfung und Freigabe bis zur Buchung) als durchgehende Kette abbilden sowie die automatisierte Verarbeitung der Umsätze. 

Automatisierte Prozesskette (Scopevisio-Integration als Beispiel):

-Buchung und Rechnungsstellung: Buchungsdaten werden über Schnittstellen automatisch an die Finanzsoftware (z. B. Scopevisio) übergeben, wobei Anzahlungen als Debitorenbuchung erfasst werden. Nach dem Aufenthalt wird die Gesamtrechnung automatisch in das Rechnungswesen übernommen.

-Eingangsrechnungen: Rechnungen (z. B. für F&B, Services usw.) werden über ein Dokumentenmanagement-System (DMS) digitalisiert und per OCR ausgelesen. Ein Freigabe-Workflow (Einkauf → Abteilungsleiter → Geschäftsführung → Buchhaltung) stellt sicher, dass jede Rechnung autorisiert und automatisch im Modul Finanzen verbucht wird.

-Buchhaltung und Banking: Repetitive Aufgaben wie Standardbuchungen werden automatisiert vorbereitet, Zahlungseingänge über das Bankmodul automatisch mit den Buchhaltungsbelegen abgeglichen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird per Knopfdruck über die ELSTER-Schnittstelle übermittelt.

Mehrwert durch Controlling:

Im Modul Controlling werden Reportings aus den Finanzdaten und anderen Quellen erzeugt. Dashboards liefern Echtzeit-Einblicke in Umsätze, Kosten und Budgets, die  Personalkostenquote und den Break-Even-Point (BEP). Die Integration der Finanzdaten mit der Personalplanung ermöglicht zudem eine bessere Steuerung der Personalkosten und eine fundierte Soll-Ist-Analyse für die Budgetierung.

2. Beschaffung: Prozessdenken erhöht die Verhandlungsmacht

Viele Hotels leiden unter ineffizienten Prozessen und mangelnder Bündelung im Einkauf, was zu höheren Ausgaben und verpassten Verhandlungsvorteilen führt. Die Warenwirtschaft ist das Zentrum des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses, der von der Bedarfserkennung bis zur 

Rechnungsprüfung und Integration in die Finanzbuchhaltung reicht. Der Einkauf sollte als durchgehende Kette (Bedarfsermittlung → Budgetplanung → Bestellung → Wareneingang → Abrechnung → Controlling) betrachtet werden. Integrierte Abläufe schaffen Transparenz über Bedarf und Kosten, ermöglichen Planungssicherheit und führen zu einer besseren Verhandlungsposition durch Bündelung. Praktische Schritte sind das Digitalisieren der Bedarfsermittlung und das Zentralisieren der Software, selbst wenn der Einkauf dezentral abläuft.

3. People und Culture: Wertschöpfung durch Entlastung

Statt über „Personal“ oder „Human Resources“ sollten Hoteliers über „People und Culture“ sprechen, um Wertschätzung zu betonen und Menschen als Gestalter und Kulturträger in den Mittelpunkt zu stellen. Die größten Hemmnisse sind der hohe administrative Aufwand (z. B. bei der Einsatzplanung und Gehaltsabrechnung) und die Komplexität durch Systembrüche/manuelle Schnittstellen zwischen Insellösungen, was viel Zeit kostet.

Die Lösung liegt in der Integration von HR-, Lohnabrechnungs-, Dienstplanungs- und ERP-Modulen. Automatisierte Workflows helfen, Abläufe zu standardisieren und alle relevanten Daten an einem Ort verfügbar zu machen. Ein entscheidender Mehrwert ist, dass der eingestellte Bewerber über die automatisierte Onboarding-Strecke direkt im System verplant, bezahlt, entwickelt und „verwaltet“ werden kann. Diese Prozessautomatisierung schafft Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten und trägt zur Mitarbeiterbindung bei.

Tipps für ein starkes digitales Rückgrat

Digitalisierung im Backoffice wirkt sich durch steigende Prozesseffizienz unmittelbar auf die Marge aus. Die wichtigsten Impulse für die Hotellerie im Überblick:

-Echtzeit-Finanzkontrolle etablieren: Nutzen Sie Controlling-Dashboards, um wirtschaftliche Kennzahlen in Echtzeit zu überwachen und fundiert zu steuern.

– Eingangsrechnungen automatisiert verarbeiten: Digitalisieren Sie Rechnungen frühzeitig über ein DMS und implementieren Sie einen Freigabe-Workflow (Einkauf → Geschäftsleitung → FiBu), um GoBD-konform und nachvollziehbar zu arbeiten.

-Routinetätigkeiten automatisieren: Beginnen Sie mit der Automation repetitiver Buchhaltungsaufgaben (Standardbuchungen, Mahnwesen), um manuellen Aufwand zu minimieren, Skonto-Potenziale zu nutzen und die Liquidität im Blick zu haben.

-Prozessdenken im Einkauf verankern: Denken Sie nicht in Silos, betrachten Sie den Einkauf als integrierte Procure-to-Pay (P2P)-Kette, um Bedarf zu bündeln und eine bessere Verhandlungsposition zu gewinnen.

-HR- und ERP-Systeme integrieren: Sorgen Sie für die komplette Integration von HR-, Lohnabrechnungs- und Dienstplanungs-Modulen, damit eingestellte Mitarbeitende ohne manuelle Schnittstellen verplant und bezahlt werden können.

-Strategisch planen und steuern: Nutzen Sie die Integration von Personalplanung und Finanzdaten, um präzise Forecasts zu erstellen und die Personalkosten zu steuern (Soll-Ist-Analyse).